Tukea yhdistysten etätyöskentelyyn

Tähän artikkeliin on koottu vinkkejä ja neuvoja yhdistystoimijoille etätyöskentelyn tueksi

Voit järjestää sähköisenä kokouksena piirihallituksen ja yhdistyksen hallituksen kokoukset – yhdistyksen hallituksen kokouksen kuitenkin vain siinä tapauksessa, mikäli yhdistyksen säännöt on päivitetty vuoden 2013 jälkeen.

Sähköisenä ei voi järjestää yhdistyksen kokousta, piirikokousta tai Kokoomusnaisten yhdistysten hallituksen kokouksia.

Google Hangouts

Google Hangouts on selainpohjaisesti toimiva palvelu, jossa voit järjestää maksuttomasti kokouksia maksimissaan 10 hengelle.

Google Hangoutsin käyttäminen onnistuu helpoiten, mikäli kaikilla on valmiiksi olemassa henkilökohtainen Google-tili. Google Hangouts toimii tietokoneella selainpohjaisesti, eli se ei vaadi erillistä asennettavaa ohjelmaa.

Hangouts on saatavana älypuhelimille myös sovelluksena ja suosittelemme sovelluksen käyttöä, mikäli liityt etäkokouksiin puhelimen välityksellä. Saat ladattua sovelluksen oman puhelimesi sovelluskaupasta, eli esimerkiksi iPhonessa App Storesta ja Android-käyttöjärjestelmällä Google Play -sovelluskaupasta.

Mikäli yhdistyksenne järjestää yli 10 hengen etäkokouksia, olkaa yhteydessä piirin tukihenkilöön joka neuvoo Microsoft Teams -kokouksen järjestämisessä.

Kokouksen kutsuminen

Kokous kutsutaan Googlen kalenterisovelluksessa luomalla uusi tapahtuma ja seuraamalla alla olevia ohjeita.

Pääset Google kalenteriin helpoiten kirjoittamalla selaimen osoiteriville calendar.google.com. Tämän jälkeen kirjaudu tilillesi ja klikkaa vasemmasta yläreunasta “Luo”-painiketta (esimerkkikuvassa ruotsiksi Skapa).

Lisää tapahtumalle otsikko, päivämäärä ja kellonaika (kesto). Lisää seuraavaksi mukaan kutsuttavat henkilöt kohdasta “Lisää kutsuttavia henkilöitä” (esimerkkikuvassa Lägg till gäster). HUOM! Jotta saat järjestettyä tapaamisen videokokouksena, klikkaa “lisäasetukset” auki ja valitse kohdasta “Lisää videoneuvottelu” Hangouts.

Voit lisätä kalenterimerkintään myös kuvaustekstin – kuvausteksti auttaa kutsun saavia hahmottamaan paremmin mistä kutsussa on kyse.

Tallenna kalenterimerkintä lopuksi ja jos olet lisännyt kutsuttavia henkilöitä, heille menee tällöin automaattisesti kutsu tapaamiseen (linkki, josta voi liittyä etäkokoukseen).

Kokoukseen liittyminen

Liity koolle kutsuttuun etäkokoukseen saamasi kalenterikutsun kautta joko älypuhelimen sovelluksella tai tietokoneen verkkoselaimella. Kalenterikutsussa on linkki, jota klikkaamalla pääset mukaan.

Esitysten näyttäminen kokouksessa

Mikäli haluat jakaa esimerkiksi PowerPoint-esityksen tietokoneeltasi muiden kokouksen osallistujien nähtäväksi, voit tehdä sen oikeasta yläreunasta kokouksen ollessa käynnissä. Valikossa on kohta “Jaa näyttö” jota klikkaamalla omalla tietokoneellasi näkyvä näkymä tulee muiden osallistujien nähtäväksi.

Mikäli kokouksessa on enemmän kuin viisi osallistujaa, puheenvuorot kannattaa pyytää kirjoittamalla viesti Hangoutsin chat-ruutuun (vasemmassa reunassa näkyvä puhekupla josta chat-ikkuna aukeaa).

Tärkeitä huomioita kokouksen sujuvoittamiseksi:

Kun et itse ole äänessä, pidä oma mikrofonisi mykistettynä klikkaamalla ruudussa näkyvää mikrofoni-kuvaketta. Mikrofonisi on mykistettynä kun kuvakkeen päällä näkyy vaakasuuntainen viiva.

Tehkää tapaamiseen selkeä esityslista ja toimittakaa se kaikille ennen kokousta. Näin kaikkien on helppo seurata kokouksen asiakäsittelyn etenemistä.

Mikäli oma internet-yhteytesi pätkii tai on hidas, voit ottaa oman videokamerasi pois käytöstä klikkaamalla kamera-kuvaketta alareunassa.

Tiedostojen jakaminen muille osallistujille

Tiedostojen jakaminen kokouksen osallistujien kesken on helppoa esimerkiksi Googlen Drive-sovelluksella. Google Drive toimii myös selainpohjaisesti eikä vaadi asennettavaa sovellusta.