Suositukset tilaisuuksien järjestämisestä, lokakuu 2020

Reading Time: 3 minutes

Puolue suosittaa seuraamaan alueellista koronatilannetta arvioitaessa tilaisuuksien järjestämistä. Suositus on voimassa toistaiseksi.

Hallituksen kokoukset

Ohjeita hallituksen etäkokoukseen löytyy puolueen verkkosivuilta: https://www.kokoomus.fi/tukea-yhdistysten-etatyoskentelyyn/

Sääntömääräiset kokoukset

Laki (290/2020) väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, asunto-osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista Covid-19 epidemian leviämisen rajoittamiseksi.

Lain tiivistelmä

Väliaikaista lakia on jatkettu ja laki tuli voimaan 1.10.2020. Laki on voimassa 30.6.2021 saakka. Laki sallii sääntömääräisten kokousten järjestämisen etäyhteyttä käyttäen, vaikka säännöt eivät tätä sallisi ja yhdistyksellä ei ole päätettyä äänestys- ja vaalijärjestystä. Kokouksen etäyhteyden käyttö on kunkin yhdistyksen hallituksen päätettävissä oleva asia. Etäyhteyttä pidettyyn kokoukseen voidaan velvoittaa ennakkoilmoittautuminen. Laissa annetaan mahdollisuus myös sääntömääräisen kokouksen pitämiseen valtuutuksen saaneita asiamiehiä käyttäen. Kokoukset tulee pitää sääntöjen määräämässä määräajassa.

Puolueen suositukset

Puolue ei suosita nykyistä laajempien valtuutuksien antamista jäsenten asiamiehille/kokousedustajille. Puolue ei tule ohjeistamaan tätä asiaa.

Suosituksia sääntömääräisen etäkokouksen järjestämiseksi

Mikäli kokous päätetään pitää etäyhteyttä käyttäen, ohessa on suosituksia kokouksen pitämiselle.

Huomaattehan että mikäli kokouksessa on odotettavissa henkilövaaleja ja/tai äänestyksiä suljetuin lipuin, suositamme ettei kokousta pidetä etäyhteyttä käyttäen.

Mikäli yhdistys päättää pitää kokouksen etäyhteyttä käyttäen ja kokouksessa on henkilövaalit, yhdistyksen tulee huolehtia vaalisalisuuden säilymisestä parhaalla mahdollisella tavalla.

Hallituksen tehtävät ennen yleistä kokousta

Hallitus kutsuu sääntömääräisen kokouksen koolle ja määrää kokouksen ajan, paikan ja muodon (valitsee käytettävän teknisen välineen)

*Kutsu toimitetaan määräajassa. Suosittelemme ottamaan käyttöön ennakkoilmoittautumisen varsinkin suurissa kokouksissa jäsenmaksujen tarkistamisen vuoksi. Ilmoittautumisaika voi olla enintään kahden viikon mittainen, mutta aika suositellaan jätettävän mahdollisimman lyhyeksi eli sellaiseksi, kun yhdistys arvioi menevän jäsenmaksujen maksamisen tarkastamiseen. Useissa yhdistyksissä tämä onnistunee yhdessä tai kahdessa päivässä. Normaaliin määräaikaan lisätään tämän ilmoittautumisen aika. Esim. Normaali määräaika 1 vko, ilmoittautuminen 2 pv => Kutsu lähetetään 9 vrk ennen kokousta.

*Kokouksen muotoa valitessa tulee arvioida mitä välinettä jäsenistön on todennäköisimmin mahdollista käyttää. Yksi mahdollinen väline on Teams. Olisi hyvä valita järjestelmä, jossa on mahdollisuus kuva- ja ääniyhteyteen. Suuremmissa kokouksissa on hyvä olla mahdollisuus myös kirjoitustoimintoon esimerkiksi puheenvuoropyyntöjä varten.

*Kutsun yhteydessä tulee toimittaa tarkat ohjeet kokouksen teknisen järjestelmän käytöstä. Kutsuun on hyvä laittaa ohjeet ja yhteystiedot keneen voi olla yhteydessä ennen kokousta yhteyden ja käytön varmistamiseksi. Hallituksen tulee varmistua, että jokainen kokoukseen oikeutettu voi myös tosiasiallisesti osallistua kokoukseen.

hallitus käsittelee hallituksen kokouksessa esiteltävät asiat ja esittää niitä varsinaiselle kokoukselle

Huomaattehan tehdä kaikki valmistelevat toimet hyvissä ajoin. Kokouksessa käsiteltävät liitteet on hyvä lähettää kokouskutsun yhteydessä sujuvan kokouksen varmistamiseksi.

Huomioitavia asioita:

*äänioikeus on jäsenmaksunsa maksaneilla jäsenillä. Jäsenmaksujen tarkistamiseen on hyvä varata pieni määräaika ennen kokousta.

*kokouksen aikana on syytä olla nimettynä tekninen tukihenkilö

*kokouksen aluksi tulee todentaa selvästi ketkä kokouksessa ovat paikalla kokoustilassa ja ketkä etäyhteydellä sekä saattaa se osallistujien tietoon

*asiaäänestykset tulee kokouksessa tehdä avoimena äänestyksenä esimerkiksi kokouksen kommentointikentässä tai nimenhuutotekniikalla (puheenjohtaja sanoo edustajan nimen, edustaja sanoo kantansa JAA/EI). Tästä käytännöstä kannattaa sopia ja tiedottaa ennen kokousta.

*ennen kokousta tulee sopia, miten kokouksessa pyydetään puheenvuoroa. Tieto kannattaa lähettää osallistujille jo ennen kokousta.

*kokouksessa näytettävät esitykset (esim. Powerpoint) kannattaa valmistella hyvissä ajoin ja varmistaa niiden tekninen toimivuus

*ennen kokousta kannattaa sopia ja vastuuttaa roolijaot kokouksessa ja jakaa vastuita riittävästi. Erikseen kannattaa nimetä tekninen tuki, esitysten näyttämisestä vastaava henkilö jne. Em. tehtäviä ei tule jättää kokouksen puheenjohtajan tehtäväksi, jotta hän voi keskittyä kokouksen johtamiseen.

Henkilövaalit

Puolue suosittaa, että kokousta ei pidetä etäyhteyttä käyttäen, mikäli kokouksessa on ennakoitavissa henkilövaaleja ja/tai äänestyksiä suljetuin lipuin.